Considerada una de las más conocidas y populares formas comunicativas, la comunicación organizacional constituye una necesidad imperante en los tiempos actuales.
Muchas han sido las disciplinas y ciencias encargadas de su estudio, pero lo cierto es que todas coinciden en destacar su papel dentro de la organización y su importancia para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La Comunicación Organizacional puede ser definida como el intercambio de información que surge en una organización.
En los últimos tiempos su puesta en práctica se hace cada vez más necesaria. Mediante la Comunicación Organizacional, los trabajadores de una Institución pueden conocer los objetivos y alcances de la misma, y de esta menar sentirse comprometidos e identificados con ellos.
Lograr desarrollar la comunicación organizacional adecuada, garantiza la presencia de trabajadores creativos, flexibles y comprometidos, facilitando el trabajo en equipo.
A partir de un proceso comunicativo adecuado, se favorece el clima organizacional, las relaciones interpersonales así como la motivación y satisfacción en sus trabajadores.
Es a través de esta forma comunicativa que se hace posible el establecimiento de estrategias de desarrollo y de relaciones internas y con otras organizaciones con el fin de cumplir a cabalidad los objetivos de la Organización.
Su ausencia puede repercutir de manera negativa en el adecuado desarrollo de la organización, creando dificultades en la entrega a tiempo de las tareas, disminución en la motivación, la productividad y la implicación de los trabajadores para con los procesos.
Por todo ello, podemos decir que la importancia de la comunicación organizacional será un factor indispensable para el logro de un adecuado manejo y disposición de los recursos con que cuenta la organización.
Con el desarrollo de este procesos e garantiza además la creación de un clima laboral agradable y cálido, así como la disposición de todos los trabajadores hacia el logro y cumplimiento de objetivos comunes.
Entre las características más importantes de la Comunicación Organizacional se puede afirmar que se lleva a cabo en el interior de una Institución compleja que permanece en contacto directo con el medio externo.
Se sustenta en el flujo de información hacia múltiples direcciones e implica las emociones, actitudes, sentimientos e intereses de los trabajadores.
A pesar de tener en cuenta estas características, y de que un proceso de comunicación esté integrado por los elementos claves que lo determinan, existen ciertas acciones o pasos que se hacen necesarios para lograr una adecuada y efectiva comunicación organizacional.
Estos pasos o fases indispensables para desarrollar un adecuado Plan de Comunicación Organizacional se organizan de la siguiente manera:
Fase Diagnóstica: Se realiza con el objetivo de evaluar el clima laboral y caracterizar la comunicación, precisando las principales dificultades
Crear una Comisión: Esta fase pretende identificar especialistas que serán los encargados de la evaluación del plan de comunicación así como de la implementación de estrategias y acciones.
Identificar Objetivos: Los objetivos que se desean alcanzar deben ser precisos, claros, adecuadamente redactados y alcanzables. Los mismos deben contar con un plan de acciones concretas para su logro.
Diseño: A partir de los resultados del diagnóstico y de los objetivos declarados, se debe elaborar la Estrategia. La misma debe tener en cuenta las fortalezas y debilidades que presenta la Institución; así como las oportunidades y amenazas que puede encontrar en el medio externo.
Implementación: En esta fase se realizan las acciones propuestas. La misma se lleva a cabo de acuerdo al orden y fechas de ejecución que previamente fue establecido.
Evaluación y Control: Se hace necesario el proceso de evaluar los resultados obtenidos, de modo que se confirme el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Existen varias maneras de llevar a cabo la comunicación organizacional. A partir de ellas se pueden definir los siguientes tipos de comunicación:
Varias son las técnicas que pueden ser empleadas en la institución para el logro de un adecuado proceso comunicativo.
Una de las más empleadas y conocidas resulta ser el “Mirroring”, conocido también como “la habilidad de imitar”.
Esta técnica consiste en imitar el comportamiento o una actitud de un posible interlocutor, de modo que pueda juzgarse a sí mismo a través de una observación directa de su propio comportamiento en una tercera persona.
Esta técnica no puede ponerse en práctica justo al instante de haber sido manifestado el actuar de la persona, pues podría ser interpretada como una burla.
Existen otras técnicas muy efectivas entre las que se destacan:
Muchos pueden ser los ejemplos para ilustrar la comunicación organizacional. A continuación se ofrecen algunos de los más comunes:
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